Czasami jest tak, że pomimo najlepszych chęci, włożonego wysiłku i poczynionych starań coś po prostu się nie udaje.
Pracując już jakiś czas w podatkach, mając możliwość współpracowania z wieloma podmiotami działającymi w różnych branżach niejednokrotnie, byłem świadkiem sytuacji, w których stwierdzone zostało ryzyko podatkowe.
Na podstawie zebranych doświadczeń opracowałem schemat postępowania w trudnych sytuacjach, który sprawdza się w moim przypadku. Chciałbym się nim z Tobą podzielić. Być może dla Ciebie również okaże się przydatny.
Zatrzymaj się na chwilę
Jeśli zdarzyło Ci się kiedyś natrafić na ryzyko podatkowe to zapewne wiesz, że wykrycie nieprawidłowości w podatkach potrafi przysporzyć naprawdę silnych emocji. Bardzo istotne jest to, aby potrafić zidentyfikować w sobie te emocje. Po uświadomieniu sobie stanu wzmożonych emocji warto pozwolić sobie na niepodejmowanie żadnych działań do momentu, w którym nie odzyskamy pełni kontroli nad sobą.
Policz ryzyko
Tuż po stwierdzeniu, że nieprawidłowość istnieje oraz przejściu przez związany z tym odkryciem stan emocjonalny, istotne jest, aby w miarę możliwości szybko sprawdzić skalę wyzwania, z jakim mamy do czynienia. Warto "zrzucić" dane i dokonać analizy raportów. Niejednokrotnie na tym etapie okazuje się, że strach ma wielkie oczy.
Porozmawiaj z zaufanym doradcą podatkowym
Jeżeli ryzyko okaże się istotne to warto omówić zaistniałą sytuację z kimś kto spojrzy na sprawę z dystansem i jednocześnie posiada odpowiedni poziom empatii, by zrozumieć Twoje położenie i punkt widzenia oraz wiedzy technicznej wystarczający, aby zrozumieć problem i podzielić się pomysłami na to jak go rozwiązać. Często taka rozmowa pozwala spojrzeć na zagadnienie z zupełnie innej perspektywy albo uzupełnić obraz tematu o nowe elementy.
Zaplanuj działanie
Po zebraniu niezbędnych informacji pora na zaplanowanie działań. Moim ulubionym podejściem jest opracowanie najpierw ogólnej koncepcji rozwiązania problemu, a następnie przejście do poziomu szczegółowego polegającego na ustaleniu konkretnych akcji jakie mają być podjęte, osób odpowiedzialnych oraz terminów ich wykonania. Z doświadczenia wiem, że posiadanie dokładnego planu daje poczucie kontroli.
Poinformuj zainteresowanych
Chociaż nikt nie lubi "chwalić się", że coś u niego poszło nie tak to podzielenie się informacją o nieprawidłowości z osobami, które mogą być tym zainteresowane, może doprowadzić do pogłębienia zaufania tych osób do nas. Bywają nawet sytuacje, że spotkasz się z pozytywnym odbiorem przekazanej informacji, z uwagi na to, że lepiej jest gdy błąd został znaleziony wewnątrz firmy a nie przez urzędnika w trakcie kontroli.
Podejmij decyzję i działaj
Po wykonaniu wcześniejszych kroków przychodzi czas na podjęcie decyzji oraz rozpoczęcie działań. Zazwyczaj należy podjąć decyzję co zrobić z ryzykiem, którego skutki znajdują się w już rozliczonych okresach oraz w zakresie kroków, jakie należy podjąć by ryzyko nie występowało w przyszłości.
Wyciągnij wnioski i zmodyfikuj proces
Wystąpienie nieprawidłowości w podatkach świadczy o niedoskonałości procesu. Istotne jest, aby dociec przyczyny pojawienia się błędu i zastanowić się nad ulepszeniem procesu, które eliminowałoby tę przyczynę. Warto zaangażować osoby bezpośrednio obsługujące proces, zweryfikować i odświeżyć dokumentację procesu, wprowadzić dodatkowy KPI mierzący występowanie nieprawidłowości.